Mag ik mijn boekhouding digitaal bewaren?
Een goede boekhouding voeren als ondernemer gaat gepaard met heel veel regeltjes en verplichtingen. Raakt u het overzicht ook vaak zoek? Dat kunnen we ons goed voorstellen. Toch is het belangrijk om alles goed op orde te hebben; uw boekhouding is het fundament voor uw btw- en inkomstenbelastingaangifte. Fouten kunnen u duur komen te staan.
Een veelgehoorde vraag aan boekhouders is: ‘Hoe zit het ook alweer met de bewaarplicht en de boekhouding digitaal bewaren?’ We zetten hier de belangrijkste regels voor u op een rij.
Mag ik mijn boekhouding digitaal bewaren?
We leven in een tijd waarin veel digitaal gaat, toch is papier nog steeds niet helemaal verbannen. De Belastingdienst heeft de regel dat de gegevens van uw boekhouding bewaard dienen te worden in de vorm waarin u ze hebt gekregen. Digitale bonnen en facturen bewaart u digitaal en papieren bonnen en facturen bewaart u op papier. Maar…het is natuurlijk erg handig om papieren gegevens in te scannen en digitaal te bewaren. Ze kunnen bovendien door de jaren heen vervagen, bij digitale documenten hebt u daar geen last van. Converteren dan maar, maar mag dat wel?
Papieren gegevens digitaal bewaren?
Van rondslingerende papieren en uitpuilende dossiers in de kast wordt niemand blij. Zeker gezien het vandaag de dag zo eenvoudig is om alles overzichtelijk digitaal te ordenen. U mag van de Belastingdienst dan ook onder bepaalde voorwaarden papieren facturen en bonnetjes digitaal opslaan. Eén van de regels is dat u alle gegevens op het papieren bestand digitaal moet vastleggen; alles moet goed leesbaar zijn en alles moet perfect kloppend zijn met uw boekhouding. Het is essentieel dat de echtheidskenmerken hierbij worden opgeslagen of dat in ieder geval de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud gewaarborgd is. Uw erkende zzp boekhouder kan u hier meer over vertellen.
Bewaarplicht boekhouding
Zowel voor uw digitale als papieren bestanden in uw boekhouding geldt een bewaarplicht van zeven jaar. Voor sommige gegevens geldt een bewaartermijn van 10 jaar, onder andere voor facturen over onroerende zaken. Wanneer uw gegevens ter controle worden opgevraagd door een belastinginspecteur, dan moet u al deze gegevens binnen afzienbare tijd beschikbaar kunnen stellen. Let er eveneens op dat de gegevensdrager die u gebruikt voor het digitaal opslaan van bestanden gedurende de volledige bewaartermijn beschikbaar is!
Er bestaat geen excuus
U dient altijd uw boekhouding over de afgelopen 7 jaar te kunnen tonen. Zelfs brand en diefstal zijn geen excuus. Het is dus altijd verstandig om alles digitaal op te slaan, zodat u hier gemakkelijk een kopie van kunt maken. Zorg bijvoorbeeld voor een reservebestand op een externe harde schijf die u op een andere plek bewaart of sla een reservebestand op in de Cloud. Nog een belangrijk aandachtspunt is, dat de bewaartermijn van uw boekhouding wordt verlengd wanneer u uitstel hebt gekregen voor uw belastingaangiftes. Zie dit dus niet over het hoofd als daar sprake van is! Wie zijn boekhouding van de afgelopen 7 jaar niet kan overleggen (met eventueel verlenging vanwege uitstel), kan rekenen op een boete of zelfs een strafrechtelijke vervolging!
Gratis offertes ZZP Boekhouders
Een erkende ZZP Boekhouder kan u helpen om goed aan alle regels te voldoen, zodat u nooit voor onaangename verrassingen komt te staan. Vraag hier direct gratis en vrijblijvend offertes aan van meerdere boekhouders in uw regio!