Wat is een VAT nummer en wanneer heeft u het nodig

Een VAT-nummer is een belastingidentificatienummer dat door de Belastingdienst wordt verstrekt aan ondernemers. Het wordt gebruikt voor btw-administratie en internationale handel.

Een VAT-nummer in het kort uitgelegd

• Het VAT-nummer is verplicht bij internationale handel binnen de EU
• Het btw-id wordt op facturen vermeld en gekoppeld aan buitenlandse transacties
• VAT is de internationale term voor btw: Value Added Tax
• Het nummer voorkomt dubbele belastingen bij grensoverschrijdende leveringen
• U ontvangt het automatisch na inschrijving bij de KvK

Wat is een VAT nummer?

Een VAT-nummer, oftewel Value Added Tax-nummer, is het btw-identificatienummer dat ondernemers in de Europese Unie gebruiken. U heeft dit nummer nodig om zakelijke transacties met andere EU-lidstaten te doen zonder dubbele btw-afdracht. Het werkt als bewijs dat u ondernemer bent in een lidstaat.

Wat zijn de kenmerken van een VAT-nummer?

Een Nederlands VAT-nummer begint altijd met ‘NL’, gevolgd door negen cijfers, een ‘B’ en een volgnummer. Bijvoorbeeld: NL123456789B01. U vermeldt dit nummer op facturen bij internationale klanten en gebruikt het bij uw ICP-opgave.

Wie heeft een VAT-nummer nodig?

U heeft een VAT-nummer nodig zodra u zaken doet met klanten of leveranciers in andere EU-landen. Zonder dit nummer kunt u vaak geen gebruik maken van de btw-verleggingsregeling. Ook voor uw internationale facturen is het noodzakelijk.

Zijn btw-id en VAT-nummer hetzelfde?

Ja, het btw-id is de Nederlandse term voor VAT-nummer. Sinds 2020 krijgt elke ondernemer twee nummers: een btw-id voor op facturen en een omzetbelastingnummer voor contact met de Belastingdienst. Het btw-id vervangt het oude btw-nummer dat het BSN bevatte, om privacy redenen.

Wat is dan het omzetbelastingnummer?

Het omzetbelastingnummer is alleen bestemd voor communicatie met de Belastingdienst. U gebruikt dit nummer bijvoorbeeld bij uw btw-aangifte in Nederland. U vermeldt het niet op uw facturen.

Overzicht: btw-id vs omzetbelastingnummer

Hoe vraag ik een VAT-nummer aan?

Automatische toekenning bij inschrijving

Wanneer u zich als ondernemer inschrijft bij de Kamer van Koophandel, meldt de KvK u aan bij de Belastingdienst. De Belastingdienst stuurt u vervolgens automatisch uw btw-id (VAT-nummer) en omzetbelastingnummer toe. U hoeft hiervoor niets extra’s te doen.

Controle van uw gegevens

De Belastingdienst controleert uw inschrijfgegevens en beoordeelt of u btw-plichtig bent. Afhankelijk van uw opgave over internationale activiteiten, ontvangt u het VAT-nummer binnen enkele werkdagen per post.

VAT-nummer controleren of aanvragen

U kunt het gebruik en de geldigheid van uw eigen of andermans btw-nummers controleren via het VIES-systeem van de EU. U heeft dit nodig bij het zakendoen met buitenlandse partijen. Staat een nummer niet in VIES? Dan kan er geen btw-verlegging plaatsvinden.

Wat te doen bij fouten of verlies?

Bent u uw VAT-nummer kwijt of is er iets mis met de gegevens? Neem dan contact op met de Belastingdienst. De belastingtelefoon voor ondernemers kan u hierbij helpen.

Wanneer gebruik je een VAT-nummer?

Tijdens internationale transacties

U gebruikt het VAT-nummer bij het leveren van diensten of goederen aan andere ondernemers binnen de EU. Hiermee voorkomt u dubbele belasting en zorgt u dat de btw wordt verlegd naar de klant. Dat geldt ook bij het inkopen van buitenlandse diensten.

In uw administratie en op uw facturen

Uw VAT-nummer moet altijd vermeld zijn op facturen aan buitenlandse klanten binnen de EU. Anders kunt u geen gebruik maken van btw-vrijstelling. Bovendien is dit verplicht voor uw eigen administratie en btw-aangifte.

ICP-opgave bij EU-handel

Zodra u diensten of goederen levert aan andere EU-landen, moet u naast uw btw-aangifte ook een ICP-opgaaf indienen. Daarmee geeft u per klant het gebruikte VAT-nummer door. Dit artikel over btw verleggen legt uit hoe u dat correct registreert.

Fiscale controle

Bij controle van uw administratie kijkt de Belastingdienst of u het VAT-nummer correct heeft gebruikt. Kloppen de nummers niet of ontbreken ze, dan kunt u de btw-vrijstelling mislopen. Let dus goed op een juiste vermelding bij grensoverschrijdende transacties.

In het kort

Een VAT-nummer is het Europese btw-identificatienummer dat u nodig heeft bij internationale handel. U ontvangt dit automatisch bij inschrijving bij de KvK. Het wordt gebruikt voor het verleggen van btw, correcte facturatie en ICP-opgaves. Het btw-id is de Nederlandse variant van het VAT-nummer en wordt vermeld op facturen. Het omzetbelastingnummer gebruikt u daarentegen alleen voor communicatie met de Belastingdienst. Een correct gebruik voorkomt belastingproblemen.

Veelgestelde over het VAT-nummer

Deze veelgestelde vragen helpen ondernemers snel op weg bij praktische onzekerheden rondom het VAT-nummer. Handig bij administratie en internationale handel.

Wat moet ik doen als ik mijn VAT-nummer kwijt ben?

Neem contact op met de Belastingtelefoon. Uw VAT-nummer wordt dan opnieuw toegestuurd via een beveiligde brief.

Moet ik een VAT-nummer aanvragen als ik geen omzet maak?

Ja, soms wel. Bijvoorbeeld als u diensten levert aan buitenlandse opdrachtgevers. Overleg eventueel met uw boekhouder.

Is een VAT-nummer hetzelfde als een btw-nummer?

Ja, VAT-nummer en btw-id zijn in de praktijk dezelfde aanduiding. ‘VAT’ is enkel de Engelstalige term voor ‘btw’.

Kan ik mijn VAT-nummer gebruiken in andere EU-landen?

Ja, mits het actief is en geregistreerd staat in VIES. U kunt dit zelf controleren in het VAT-systeem van de EU.

Wat is het belang van een VAT-nummer voor internationale handel?

Het zorgt voor correcte btw-verwerking, voorkomt dubbele heffing en opent toegang tot btw-vrijstellingen binnen de EU.

Heeft u vragen over uw VAT-nummer of wilt u zeker weten dat uw internationale administratie klopt? Neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen u graag met helder advies, afgestemd op uw onderneming.