Hoe kan ik als zzp’er mijn reiskosten boeken?

Gaat u als zzp’er vaak de weg op voor uw klanten, dan krijgt u te maken met een extra aandachtspunt in uw zzp-boekhouding, het boeken van uw reiskosten. Hoe pakt u dat aan? Als ondernemer komt u telkens voor nieuwe boekhoudkundige vragen te staan. Zou het niet handig zijn als u met uw vragen steeds snel terecht kunt bij een deskundige, die hier het fijne van weet en het u in begrijpelijke taal uitlegt? We bieden u hier informatie over reiskosten boeken.

Mag ik reiskosten aftrekken van mijn winst?

Ja, wanneer u met uw privéauto reist voor uw onderneming, dan mag u deze kosten als zakelijke kosten verwerken in uw administratie. U kunt deze kosten aftrekken van de winst. U kunt bij het reizen met de auto steeds € 0,19 cent per kilometer berekenen als zakelijke kosten. Dit geldt ook als u een auto huurt. Let op: reist u met een auto van de zaak, dan gelden er andere regels. De reiskostenvergoeding die u doorberekent aan uw klanten mag overigens ook hoger zijn dan het standaardtarief van € 0,19 per kilometer. Dat is iets wat u samen met de klant overeenkomt.

Boekhoudsoftware ZZP

Hoe boek ik de reiskostenvergoeding in?

De volgende stap is uw reiskosten inboeken. Maak hiervoor een aparte post aan in uw boekhouding. U kunt deze post bijvoorbeeld ‘zakelijke reiskostenvergoeding’ noemen. Het kan voorkomen dat de reiskostenvergoeding die u ontvangt hoger is dan de daadwerkelijke kosten die u hebt betaald. In dat geval hoort het verschil tussen de vergoeding en de daadwerkelijke kosten opgeteld te worden bij uw omzet.

Wat zijn de consequenties voor de btw?

Het reizen met uw privéauto voor uw zaak heeft consequenties voor de btw. U kunt de btw die u betaalt voor onderhoud en gebruik aftrekken voor zover uw auto wordt gebruikt voor de belaste omzet. Maar houd er ook rekening mee dat de doorberekende reiskosten aan opdrachtgevers meetellen als omzet. Bent u btw-plichtig, dan dient u dus btw te reken over uw reiskosten. Wilt u meer weten over wat dit in de praktijk voor u betekent? Aarzel dan niet om hier contact op te nemen met een boekhouder in uw omgeving.

Hoe zit het met zakelijke reiskosten voor het OV?

Reist u met het openbaar vervoer, dan zijn er een aantal andere zaken waar u op moet letten bij uw reiskosten boeken. De OV-chipkaart brengt administratieve problemen met zich mee. Doordat u steeds een vast bedrag op de kaart zet, is het moeilijk om vast te stellen voor wie u wanneer welke kosten hebt gemaakt. U moet dan steeds op de website van de OV-chipkaart een overzicht downloaden van de ritten die u hebt gemaakt. Een andere mogelijkheid is om een NS-Business Card aan te vragen, die u in staat stelt om uw ritten achteraf te betalen. Dit brengt de voordelen met zich mee dat u geen bonnetjes en kaartjes hoeft te bewaren en u krijgt elke maand een duidelijke factuur.

Belangrijke tips voor zakelijke reiskosten boeken

Of u nu met de auto of het openbaar vervoer reist, het is altijd belangrijk om met de volgende punten rekening te houden:

  • Betaal uw zakelijke reiskosten steeds van uw zakelijke rekening
  • Bewaar alle bonnetje en kaartjes m.b.t. uw zakelijke reiskosten
  • Houd een overzicht van uw zakelijke reizen bij
  • Boek ook abonnementskosten (huurauto, OV-fiets, etc.) in als zakelijke reiskosten

Door de administratie van uw zakelijke reiskosten op deze manier nauwkeurig bij te houden, kunt u altijd aan de Belastingdienst bewijzen dat het om zakelijke reiskosten gaat. Het is lastig om als zzp’er steeds overal van op de hoogte te zijn en alle kleine regeltjes en uitzonderingen te kennen. Het is daarom een goed idee om uw boekhouding regelmatig te laten controleren door een deskundige en om al uw vragen direct voor te leggen aan een erkende boekhouder.

Vergelijk en bespaar

Gratis boekhouders vergelijken in uw regio?

Ontvang vrijblijvend tot 4 offertes binnen 24 uur in uw mailbox.
Vergelijk en bespaar