Hoe een bedrijfsevenement je klandizie aanzienlijk doet toenemen

Als (beginnend) boekhouder heb je te maken met concurrentie, en het krijgen van nieuwe klanten en behouden van bestaande klanten kan ontzettend lastig zijn. In plaats van veel geld te steken in uitgebreide reclamecampagnes is er een manier waarop je jezelf in één keer kan tonen aan het grote publiek en op hetzelfde moment je klandizie kan doen toenemen. Een bedrijfsevenement – en zo organiseer je dat.

Uitnodigen

De eerste stap naar een bedrijfsevenement, waar iedereen die van enige waarde kan zijn voor je bedrijf, als klant of als partner, moet komen, is het aanmaken van een bestand met contactgegevens. Bestaande klanten, mogelijke klanten via Linkedin of andere sociale media, relevante organisaties en bedrijven: bel ze, mail ze, stuur ze een persoonlijke uitnodiging en laat ze hun komst bevestigen. Als je overigens wilt besparen in zaken als hapjes, drankjes en uitgeprinte flyers en posters, kan je eraan denken om commerciële allianties met bedrijven te sluiten, die in ruil voor publiciteit voor, tijdens en na het evenement en bijvoorbeeld een jaar gratis boekhouding dit voor je verzorgen.

Voorbereiden

Je moet daarnaast een locatie hebben, en mocht je ter plekke dingen willen verkopen of het evenement willen verbinden aan andere organisaties of gebeurtenissen, dan moet je aan alles denken. Van het huren tot stoelen, tafels, glazen en kapstokken tot het huren van bijvoorbeeld mobiele pinapparaten. Maak een checklist van alle praktische zaken en zorg ervoor dat je ook goed voor de dag komt op het evenement zelf. Je zal waarschijnlijk een speech met bijvoorbeeld een filmpje, Powerpoint- of Prezipresentatie willen geven, waar je je bedrijf laat zien aan alle klanten en meegeeft waarom juist jij de juiste boekhouder bent voor elke willekeurige partner. Als het in je budget zit kan je zelfs denken aan het meegeven van een aandenken, zoals een usb-stick of een sleutelkoord. Alles wat je klanten eraan herinnert dat je bestaat.

Het evenement

Zorg ervoor dat je bij de ontvangst klaar staat om al je klanten welkom te heten, hoe persoonlijker de begroeting hoe beter. Laat ze bij binnenkomst hun naam en e-mailadres achterlaten, deze data is goud waard. Tijdens het evenement is het speechen dus belangrijk. Probeer te vertellen over waarom je bedrijf uniek is in zijn soort, probeer het luchtig en vooral niet te lang te houden en haal bestaande klanten aan: op die manier voelen ze zich extra gewaardeerd. Als je actief bent op sociale media kan je tijdens het evenement voor Twitter hashtags introduceren om je bedrijf ook op sociale media meer uitstraling te geven. Neem daarnaast foto´s om later op je website te zetten: zo kunnen ook potentiële klanten die er niet bij waren zien dat je een bedrijf van statuur en omvang bent.

Netwerkborrel

Na afloop van het evenement, of eigenlijk na de speeches en filmpjes en dergelijke, komt het belangrijkste moment: het moment dat je moet gaan oogsten wat je gezaaid hebt. Alle bedrijven, organisaties, en huidige klanten, met iedereen moet je proberen op zijn minst kort gesproken te hebben. Probeer niet te verkopen, dat komt later, maar bedank aanwezigen voor hun komst, geef ze een visitekaartje en maak desnoods een foto met ze. Netwerken kan enorm moeilijk zijn, maar het feit dat al deze mensen naar je evenement zijn gekomen zegt al iets over het feit dat ze op de een of andere manier toch behoefte hebben aan of belangstelling hebben voor een boekhouder. Wees dus niet verlegen en stap erop af.

Nasleep

Je hebt waarschijnlijk zelf ook een hoop visitekaartjes in ontvangst genomen en je hebt de lijst met e-mailadressen die de gasten bij binnenkomst hebben getekend. Je moet het ijzer smeden als het heet is, en allereerst iedereen mailen om ze te bedanken voor hun komst. Stuur vervolgens via de mail meer informatie over het bedrijf, waarbij je jezelf nog meer promoot en bijvoorbeeld aanbiedingen of kortingen aanbiedt. Op sociale media voeg je iedereen toe, plaats je foto´s van het evenement waar je aanwezigen in tagt. De naam van je bedrijf is nu bekend bij een nog grotere groep mensen, en door ze warm te houden met digitale nieuwsbrieven en updates op sociale media is het slechts een kwestie van tijd voordat nieuwe klanten binnendruppelen.