Tips voor een efficiënte ZZP boekhouding
De boekhouding, daar heeft u toch eigenlijk helemaal geen tijd voor? Toch moet het nauwkeurig gebeuren. Helaas gaan daar veel uren werk in zitten. Hoe kunt u ervoor zorgen dat u uw boekhouding zo efficiënt mogelijk bijhoudt om tijd te besparen? Daarvoor bent u hier op het juiste adres. We geven u hier enkele goede tips om tijd te besparen op uw ZZP boekhouding.
1. Sla uw administratie digitaal op
Mappen met papieren, schoenendozen met bonnetjes, rondslingerende facturen; het kan in uw kantoor al snel onoverzichtelijk worden. De kans dat u belangrijke papieren niet meer terug kunt vinden is hierdoor groot. Een belangrijke tip voor een efficiënte boekhouding is dat u alles zo snel mogelijk digitaal opslaat; facturen, contracten, jaaropgaven, belastingaangiften, etc. Met een digitaal archief kunt u altijd gemakkelijk alles terugvinden en uw (toekomstige) boekhouder zal u dankbaar zijn. Maak wel regelmatig een back-up want ook de techniek kan u soms in de steek laten.
2. Houd uw administratie altijd up-to-date
De neiging is groot om nieuwe facturen en bonnetjes even opzij te schuiven om u te kunnen richten op datgene wat u echt leuk vindt. Maar niets is zo tijdrovend als aan het einde van een kwartaal alle papieren bij elkaar te moeten zoeken en te sorteren. U kunt beter op een aantal vaste tijdstippen in de week uw administratie bijwerken. Bijvoorbeeld iedere maandagochtend onder het genot van een goede kop koffie.
3. Stuur op tijd uw facturen
Het werkt voor iedereen het beste als u steeds uw facturen op hetzelfde moment verstuurt, bijvoorbeeld rond de eerste dag van de nieuwe maand. Zo weet iedereen waar hij aan toe is en zullen er geen misverstanden ontstaan. Wanneer u niet goed uw facturen bijhoudt, kunt u straks inkomsten mislopen of veel tijd kwijt zijn aan het checken van of u uw facturen nu wel of niet hebt verstuurd.
4. Maak duidelijke afspraken
Maak duidelijke afspraken met opdrachtgevers en klanten over uw werkwijze, de tijd die u aan de opdracht besteedt of wanneer de producten of diensten geleverd worden. Zorg voor een heldere prijsafspraak en goede afspraken over de wijze van factureren en de betalingstermijn. De kans dat uw opdrachtgevers en klanten op tijd betalen is dan veel groter en dat is belangrijk voor de continuïteit van uw bedrijf. Ook kan het veel tijd kosten om klanten na te bellen over onbetaalde facturen.
5. Betaal zelf uw rekeningen op tijd
Uiteraard is het belangrijk dat uw klanten u op tijd betalen, maar vergeet ook niet om zelf op tijd uw rekeningen te betalen. Een goede tip: laat maandelijks terugkerende kosten automatisch afschrijven. Plan daarnaast ook een vast tijdstip per maand in waarop u zich buigt over al uw overige rekeningen, zodat alles op tijd overgemaakt wordt. Op deze manier voorkomt u betalingsachterstand en kosten voor incasso’s. Het kan ook weer onnodig veel tijd opslokken om achterstallige betalingen in orde te maken.
6. Houd steeds uw urenregistratie bij
Wilt u een beroep doen op de zelfstandigenaftrek, dan moet u bij de Belastingdienst kunnen laten zien dat u minstens 1225 uren per jaar aan uw eigen bedrijf hebt gewerkt. Daarnaast is het ook voor uzelf prettig om een goed overzicht te hebben van het aantal uren dat u aan het werk bent geweest. Bovendien kan het noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld wanneer u per uur betaald wordt door een opdrachtgever. Door elke dag uw uren bij te houden, bent u aan het einde van de maand geen tijd kwijt met het terugrekenen van hoeveel u nu eigenlijk gewerkt hebt.
7. Doe op tijd uw belastingaangifte
De belastingaangifte doen, dat is ook een taak waar veel zzp’ers weinig zin in hebben. Het wil daarom nog weleens gebeuren dat het te laat wordt gedaan. Pas op, want dat kan u boetes opleveren. Bent u te laat met uw belastingaangifte, dan doet de Belastingdienst het werk voor u, maar dit komt vaak niet overeen met uw werkelijkheid. Er gaat extra werk en tijd in zitten om aan te tonen dat dit niet klopt. Gewoon op tijd uw belastingaangifte doen, kan u dus heel wat werk en tijd besparen.
8. Schakel een boekhouder ZZP in
Heeft u het ondertussen erg druk met uw werkzaamheden als zzp’er, lopen de zaken goed en komt u niet meer voldoende aan uw boekhouding toe? Dan kunt u altijd een ervaren boekhouder ZZP inschakelen om u wat werk uit handen te laten nemen. Veel zzp’ers laten bijvoorbeeld hun belastingaangiften door een boekhouder verzorgen, maar er zijn ook zzp’ers die uiteindelijk hun volledige boekhouding overdragen aan een boekhouder, om zo alleen nog bezig te zijn met waar ze goed in zijn. Een boekhouder heeft alle kennis van zaken en werkt daardoor veel efficiënter. Bovendien hoeft u nu ook niet bang te zijn dat u belangrijke wijzigingen of nieuwe boekhoudregels mist.
Open een zakelijke rekening
Als zzp’er is het belangrijk om zakelijk en privé gescheiden te houden. Zo krijgt u ook een beter inzicht in uw zakelijke inkomsten en uitgaven. Op ZakelijkeRekening.nl kunnen zzp’ers handige informatie vinden die van toepassing is op het kiezen, overstappen en dagelijkse gebruik van een zakelijke rekening. Ook is er een blog met handige tips voor zzp’ers.