Is een UBL factuur de nieuwe standaard?

Vanaf 2012 is digitaal factureren explosief gestegen door de digitalisering van onze omgeving. Op het moment gebruikt slechts nog een klein deel van de bedrijven e-facturatie. Boekhoudsoftware met een Universal Business Language (UBL) functie biedt de mogelijkheid om te e-factureren. Deze functie wordt dan ook door steeds meer bedrijven gebruikt voor digitale facturering.

Nog niet alle bedrijven hebben deze overstap gemaakt, maar recentelijk heeft het Ministerie van Economische Zaken een nieuw plan aangekondigd die e-facturatie in een stroomversnelling brengt. Minister Kamp van economische zaken wil vanaf 1 januari 2017 e-factureren verplichten voor bedrijven die aan de Rijksoverheid leveren. UBL facturen worden dan door de overheid als standaard gebruikt. Bedrijfssoftware speelt hier handig op in. Ruim 50% van alle boekhoudsoftware gericht op zzp’ers en klein mkb’ers biedt de UBL functie aan. Binnen het hele mkb segment wordt deze functie al door 75% van de aanbieders ondersteund. Maar wat is UBL precies en waarom wordt het steeds meer toegepast? En wat kan het voor jou als zzp’er betekenen?

Wat is UBL?

Wanneer u boekhoud- of bedrijfssoftware gaat gebruiken, is het tegenwoordig belangrijk dat deze Universal Business Language (UBL) ondersteund. UBL is een serie van afspraken over een digitale gegevensstructuur in een bepaald standaardformaat. Deze functionaliteit zorgt ervoor dat niet alleen een factuur in PDF-formaat, maar ook in UBL-formaat aangemaakt en verstuurd kan worden. Het PDF-formaat is er voor de leesbaarheid van de factuur voor de klant. Het UBL-formaat wordt gebruikt om een automatisch boekingsvoorstel in het boekhoudsysteem van de klant te plaatsen. Zowel inkomende als uitgaande facturen moeten in het UBL-formaat geleverd worden. Er hoeft dan geen handmatige invoering meer plaats te vinden. Dit scheelt veel tijd en voorkomt invoer- en verwerkingsfouten.

Waarom UBL facturen?

De Nederlandse overheid gebruikt UBL als standaard voor digitale facturatie. De overheid hanteert daarbij wel een eigen UBL variant: UBL-OHNL. Deze functionaliteit wordt als berichtenstandaard voor inkomende en uitgaande facturen gebruikt. Daarom is het van essentieel belang dat bedrijven over boekhoud- of factuursoftware beschikken die een UBL factuur ondersteund. Daarnaast zijn er diverse andere voordelen verbonden aan het gebruik van UBL.

Voorkom verwerkingsfouten

Fouten maken is menselijk. U kunt uit snelheid een typefout maken of over iets heen lezen. Met een UBL factuur is de kans op fouten nihil. Wanneer de boekhoudsoftware vooraf goed is ingericht en ingesteld, hoeft u zich geen zorgen te maken over het verkeerd inlezen van gegevens. Met dit systeem heeft u dus de zekerheid dat de financiële data foutloos en geautomatiseerd wordt verwerkt.

Kostenbesparing

Met het gebruik van UBL facturen kunt u een hoop kosten besparen. U verstuurt de facturen namelijk gratis. Dus geen extra kosten meer voor inkt, papier en postzegels.

Door het geautomatiseerde proces van facturen opstellen, bespaart u daarnaast tijd. Het inboeken gaat elektronisch en er hoeft niets meer handmatig te worden ingevoerd. Dit scheelt een hoop administratie uren. Helemaal als u veel facturen moet verwerken is het gebruikmaken van UBL facturen een stuk efficiënter. Wanneer u per jaar 100 facturen ontvangt en verstuurt, kan e-facturatie een kostenbesparing van zo’n € 1.200 opleveren.

Een actuele boekhouding

In- en uitgaande facturen worden met UBL direct verwerkt in uw administratie. Op deze manier bent u altijd op de hoogte van uw actuele boekhouding en heeft u ook meer grip op uw facturen.