Waarom digitaal ondertekenen de toekomst is
Digitaal ondertekenen is de afgelopen jaren steeds populairder. Uit onderzoek is gebleken dat het zetten van een digitale handtekening in de toekomst alleen maar gebruikelijker gaat worden in het bedrijfsleven. Ook internationaal zijn digitale handtekeningen geldig. Doe je momenteel nog niet aan digitaal ondertekenen? Bekijk dan de mogelijkheden van digitaal ondertekenen.
Hoe werkt digitaal ondertekenen?
Als je digitaal een contract ondertekend, ontvangt de ondertekenaar een mail met een unieke link om te ondertekenen. Doordat het mailadres van de ondertekenaar alleen voor de ondertekenaar geldig is, is het vrij zeker dat de ondertekenaar van het contract de gewenste en rechtsgeldige persoon is.
Als je meer zekerheid wilt over de identiteit van de ondertekenaar dan is een SMS-authenticatie een goede uitkomst. Een nog betere uitkomst is iDIN die de ondertekenaar zich laat identificeren via zijn bank. Dit zorgt voor een hoge betrouwbaarheid.
1 op de 3 bedrijven maakt gebruik van digitaal ondertekenen
Momenteel maakt al een derde van alle bedrijven (wereldwijd) gebruik van digitaal ondertekenen. Een op de drie bedrijven is al redelijk veel, maar er zijn dus ook nog veel bedrijven die de stap naar digitaal ondertekenen nog niet gezet hebben. De verwachting is dat in de toekomst alle bedrijven overstappen naar digitaal ondertekenen. Digitaal is de toekomst in het bedrijfsleven, dat is zeker. Overweeg de overstap naar digitaal ondertekenen en ervaar de vele voordelen.
Voordelen digitaal ondertekenen
Tijdsbesparing. Ondertekenen kost veel minder tijd als je gebruik maakt van de digitale mogelijkheden. Zo hoef je niet meer te printen, scannen en vervolgens te mailen. Omdat alle documenten en contracten online staan, hoef je niet meer zelf de voortgang bij te houden. Hiervan krijg je een duidelijk overzicht. Ook als documenten/contracten langere tijd blijven liggen wordt er automatisch een herinnering gestuurd, dit zorgt ervoor dat je er zelf geen omkijken meer naar hebt.
- Kostenbesparing. Bespaar kosten door digitaal te ondertekenen. Alles verloopt digitaal, waardoor papier een overbodige kostenpost is. Je bespaart niet alleen op papier, maar ook op uurloon. Personeel heeft geen omkijken meer naar contracten of belangrijke documenten, zo kunnen je medewerkers efficiënter werken.
- Milieuvriendelijk. Je gebruikt minder papier, wat natuurlijk veel milieuvriendelijker is.
Veilig. Digitaal ondertekenen is enorm veilig door de verschillende authenticaties. Zo weet je zeker dat het document naar de juiste contactpersoon wordt gestuurd en ook door diegene wordt ondertekend. - Meerdere documenten ondertekenen binnen korte tijd. Nooit meer stuk voor stuk documenten of contracten ondertekenen, om vervolgens te scannen en op te sturen. Gewoon binnen enkele minuten meerdere documenten of contracten digitaal ondertekenen.
Kosten besparen
Het overstappen naar digital signature is enorm kostenbesparend, vooral op papier en arbeidskosten. Kleine bedrijven die 25 documenten per maand versturen besparen al tussen de 1100 en 1400 euro per jaar door over te stappen naar digitaal ondertekenen. Automatiseer alle arbeidsintensieve stappen die je personeel of jijzelf normaal gesproken moet doen. Kortom, voor iedere onderneming die regelmatig te maken krijgt met contracten is het interessant om eens te kijken naar de mogelijkheden op het gebied van online ondertekenen.