Waarop letten bij een factuur opstellen?

Een van de leukste dingen om te doen als zzp’er is het versturen van uw facturen aan het einde van de maand of aan het begin van de nieuwe maand. Het geeft voldoening als u ziet wat uw inspanningen opleveren. Maar waar moet ik allemaal op letten als ik een factuur maak? Daar geven we u in dit artikel antwoord op!

Regels van de Belastingdienst

U mag niet helemaal zelf bepalen wat er allemaal op de factuur komt te staan. De Belastingdienst heeft namelijk een aantal regels opgesteld die u in acht moet nemen. We hebben hieronder alle regels van de Belastingdienst voor uw facturen op een rij gezet:

• Vermeld de naam, het adres, KvK-nummer en btw-nummer van uw bedrijf.
• Vermeld de naam en adres van de klant.
• Elke factuur dient een uniek opvolgend factuurnummer te hebben.
• Op de factuur moet een datum van uitreiking staan.
• Vermeld altijd de data van levering van diensten of goederen.
• Geef een omschrijving van de diensten of goederen.
• Noteer zowel de prijs exclusief btw als het totaalbedrag.
• Vermeld altijd het btw-tarief in procenten en het btw-bedrag in euro’s.
• Geef duidelijk aan als er verschillende btw-tarieven zijn gebruikt.

Regels voor facturen naar het buitenland

Wanneer u een factuur gaat sturen naar een klant in het buitenland moet u vooral letten op de geldende regels rondom de btw. Stuurt u een factuur naar een klant binnen de EU, dan dient u verschil te maken tussen particulieren en bedrijven. Heeft uw klant geen btw-nummer, dan wordt hij als particulier beschouwd. In dat geval brengt u het btw-tarief in rekening dat in Nederland geldt.

Iedereen met een btw-nummer wordt aangemerkt als een bedrijf. U bent verplicht om te verifiëren of het btw-nummer van uw klant klopt. Dat kan via deze website. In dit geval wordt de btw verlegd naar het land van uw klant. Dit betekent dat u op de factuur geen btw in rekening brengt. In plaats daarvan vermeld u op de factuur ‘btw verlegd’ en vermeld ook altijd het btw-nummer van de klant. Verstuurt u een factuur naar een klant buiten de EU, dan kunnen er andere regels gelden. Er bestaan verschillende uitzonderingen op de regels. Raadpleeg daarom altijd een boekhouder zzp.

Hoe maak ik een factuur?

Zolang als u zich aan de regels van de Belastingdienst houdt voor het opstellen van uw facturen, bent u verder vrij om uw facturen zelf vorm te geven. U kunt gewoon een eenvoudig Word-documentje opstellen of gebruikmaken van Excel voor het maken van uw facturen. In Excel vindt u enkele handige voorbeeldsjablonen, waarmee u zo een mooie factuur kunt opstellen. Hieronder eveneens enkele tips voor websites met voorbeelden van facturen:

• Tuxx
• Voorbeeld-office.com
• Q-invoice

Snel zelf aan de slag!

Wilt u snel zelf aan de slag met het opstellen van uw facturen. Open dan Excel en ga naar ‘nieuw bestand’. Vervolgens kunt u op ‘galerie’ klikken en daarna op ‘Facturen’. U krijgt dan meteen allerlei sjablonen te zien die gemakkelijk te gebruiken zijn voor het maken van uw facturen. Houd wel goed in de gaten of in het sjabloon dat u kiest alle verplichte gegevens ingevuld kunnen worden voor de Belastingdienst. Zo niet dan kunt u deze meestal zelf gemakkelijk toevoegen. Nu is het alleen nog invullen en klaar!

Online facturen maken en versturen

Voor zzp’ers en kleine ondernemers kan het ook een oplossing zijn om een beroep te doen op websites waarmee men online facturen kan maken en versturen. Dit is een voordelige, gemakkelijke en snelle oplossing. Bij sommige websites is deze service tot een bepaald aantal facturen per maand zelfs gratis, zoals bij Factuursturen.nl. Bij dit soort diensten kunt u gemakkelijk periodieke facturen inplannen, facturen opmaken en beheren, eventueel iDEAL betaalopties aan uw factuur toevoegen, betalingen automatisch verwerken etc. Andere voorbeelden van dit soort websites zijn: Moneybird, Internetfactureren en MoneyMedic.

Voordelen van een boekhoudprogramma

Wanneer uw zaken goed beginnen te lopen en u het erg druk krijgt, kan het lonen om een boekhoudprogramma te gebruiken. Dit kan u veel tijd en moeite besparen, omdat deze programma’s automatisch facturen kunnen aanmaken. Een ander voordeel is dat u meteen een goed overzicht hebt van uw volledige boekhouding. Ook maken dit soort programma’s uw belastingaangiften veel eenvoudiger. Voor deze programma’s dient u meestal een vast bedrag per maand te betalen en u kunt ook gemakkelijk uw boekhoudpakket uitbreiden als u daar in de toekomst nood aan hebt. Voorbeelden van boekhoudprogramma’s zijn: Acumulus en Workspace. Op internet zijn nog veel meer voorbeelden te vinden. In de meeste gevallen kunt u een gratis proefabonnement nemen om de service uit te proberen.

Boekhouding uitbesteden aan boekhouder zzp

Bent u geen held in boekhouden? Dan kunt u er ook voor kiezen om uw facturen, administratie en belastingaangiften uit te besteden aan een boekhouder zzp. Wanneer u kiest voor een ervaren en erkende boekhouder weet u zeker dat uw zaken prima in orde komen. Het grote voordeel is dat u op elk moment met uw vragen terecht kunt bij een vast aanspreekpunt. Dit persoonlijke contact is voor veel startende zzp’ers een grote meerwaarde. Het geeft u het gevoel dat u er niet alleen voor staat!