Representatiekosten

Als zzp’er zult u aandacht moeten besteden aan de manier waarop u zich presenteert, om zo nieuwe klanten te werven. Er staat vaak niet direct iets tegenover de activiteiten die u hiervoor onderneemt. U weet dus nooit zeker of u de kosten die u hiervoor maakt snel terugverdient. Maar zijn deze kosten wel aftrekbaar? Over het algemeen wel, maar de Belastingdienst heeft hier wel een aantal regels voor opgesteld en een aantal grenzen getrokken.

Representatiekosten deels aftrekbaar

De reden dat de Belastingdienst grenzen stelt aan de aftrekbaarheid van representatiekosten is omdat er geen directe tegenprestatie aan verbonden is. Zou de Belastingdienst hier geen grenzen voor trekken of regels voor opstellen, dan zou men gemakkelijk misbruik kunnen maken van deze regeling, omdat er soms getwijfeld kan worden aan de zakelijkheid van deze kosten.

Wat valt er allemaal onder representatiekosten?

Dit is een lastig punt, want de Belastingdienst maakt niet geheel duidelijk wat hier allemaal onder valt. Het is vooral belangrijk dat u kunt beargumenteren waarom bepaalde representatiekosten belangrijk zijn voor uw bedrijfsvoering. In sommige gevallen is er dus discussie mogelijk over wat wel of niet aftrekbaar is. Hieronder enkele voorbeelden van kosten die wel als representatiekosten beschouwd worden door de Belastingdienst:

• Kosten voor de organisatie van zakelijke feesten en evenementen
• Bijdragen aan zakelijke feesten en evenementen
• Zakelijke lunches en diners
• Aanschaf van een aktetas
• Kosten voor congressen en recepties
• Kosten voor relatiegeschenken

Ook een abonnement op een zakelijk tijdschrift is 100% aftrekbaar bij de Belastingdienst. Veel ondernemers weten dit niet. Zo geniet u in uw vrije tijd van zakelijke inspiratie voor uw bedrijf. Win-win en gewoon doen dus!

Tip: check ook eens de website van de Belastingdienst over representatiekosten (klik hier).

Welke representatiekosten kunt u niet aftrekken?

Er zijn een aantal kosten die sterk lijken op representatiekosten, zoals de kosten voor kleding en uiterlijke verzorging. Als zzp’er wilt u uiteraard representatief voor de dag komen bij uw klanten, toch kunt u kleding niet zomaar opvoeren als zakelijke kosten. Werkkleding is wel volledig aftrekbaar, maar dan moet de kleding uitsluitend binnen het kader van uw onderneming gedragen worden. Denk aan een uniform of overall. Kan de kleding ook buiten uw onderneming gedragen worden, dan hoort het voorzien te zijn van een beeldmerk van minimaal 70 cm2 dat refereert aan uw onderneming. Dat chique mantelpakje of kostuum voor een zakelijke bespreking kunt u dus helaas niet aftrekken, want dat kunt u bijvoorbeeld ook nog met kerst aan. Daarnaast zijn ook de kosten voor vaartuigen voor representatieve doeleinden niet aftrekbaar.

Representatiekosten en boekhouding

De volgende vraag is: Hoe verwerkt u als zzp’er uw representatiekosten in uw boekhouding? Uw representatiekosten die deels aftrekbaar zijn, vallen onder ‘gemengde kosten’. U kunt deze kosten op twee manieren in uw boekhouding verwerken:

1. Drempel van € 4.700
Dit houdt in dat alle gemengde kosten tot aan € 4.700 niet aftrekbaar zijn. Alle gemengde kosten die daarboven vallen zijn wel aftrekbaar van uw winst.

2. 73,5%-regeling
Dit houdt in dat u 73,5% van de beperkt aftrekbare kosten aftrekt van uw winst.

Het is nu natuurlijk de vraag wat voor u het voordeligst is. Bent u een kleine zzp’er dan is in de meeste gevallen de 73,5%-regeling het voordeligste. Het toepassen van de drempel van € 4.500 is namelijk pas gunstig wanneer u meer dan € 16.980 aan gemengde kosten maakt. U kunt in ieder geval aan het einde van het jaar eens uitrekenen welke regeling voor u het gunstigste is.