Wanbetalers aanpakken: 7 praktische tips

Onbetaalde facturen kunnen zzp’ers slapeloze nachten bezorgen. Een soepele cashflow is heel belangrijk. Facturen die op tijd betaald worden, zorgen ervoor dat u steeds over voldoende geld beschikt om uw rekeningen te betalen, het voortbestaan van uw zaak te garanderen en deze te laten groeien. Toch krijgen nog veel zzp’ers te maken met wanbetalers. Daarom geven we u hier tips om wanbetalers aan te pakken!

1. Vraag naar het betalingsproces

Als zzp’er bent u blij als u een nieuwe opdrachtgever binnenhaalt. Vergeet echter niet om naar het betalingsproces te vragen. Dit is heel gebruikelijk! Vraag hoe uw klant doorgaans de betalingen regelt. Worden facturen op een vaste dag per maand betaald of op projectbasis? Nu u hierover in gesprek bent, kunt u ook uw eigen wensen aangeven. U kunt een nieuwe opdrachtgever bij aanvang vragen naar een deelbetaling. Maakt u voor deze opdracht veel kosten, omdat u voor de uitvoering hiervan veel moet investeren, dan is dit zeker een goed idee!

2. Zorg voor een bevestiging van uw afspraken

Om wanbetalers goed aan te kunnen pakken, is het essentieel dat u als zzp’er goede afspraken met klanten maakt. Dat doet u allereerst door het gesprek aan te gaan. Daarnaast is het verstandig om bij uw offerte algemene voorwaarden op te stellen m.b.t. de leveringsvoorwaarden, garanties, aansprakelijkheid en betalingstermijnen. Let op: deze voorwaarden zijn alleen geldig als uw opdrachtgever expliciet zijn akkoord heeft gegeven. Extra tip: vergeet niet om de overeengekomen betalingstermijn op de factuur te vermelden. Doorgaans ligt de betalingstermijn tussen de 14 en 30 dagen.

3. Schakel een incassobureau in

Wordt de betaling na enkele herinneringen niet voldaan? Bekijk dan of u een betalingsregeling kunt afspreken met uw opdrachtgever. Overleg eerst met uw zzp boekhouder of dat in deze situatie wel verstandig is. Een andere optie is om een incassobureau in te schakelen. Let op dat u niet zelf de incassokosten moet betalen. Zorg ervoor dat de incassokosten en de gemiste wettelijke rente worden doorberekend aan uw klant. U kunt wellicht een ‘no cure, no pay’ incassobureau inschakelen, waarbij u alleen betaalt als het verschuldigde bedrag wordt betaald. Kijk ook vooraf goed hoe snel het incassobureau het geld overmaakt nadat het geïncasseerd is. Bij incassobureau Arnhem zijn ze daar bijvoorbeeld heel transparant over. Altijd binnen 24 uur gestort!

4. Doe onderzoek naar uw opdrachtgever

Kent u dat vreemde onderbuikgevoel? Geef er gehoor aan door uw nieuwe zzp opdrachtgever te onderzoeken. Dat kan eenvoudig via een korte research op internet:

• Hoe lang bestaat het bedrijf al?
• Wat zeggen andere zzp’ers erover?
• Zijn er veel positieve reacties op social media?
• Komt het bedrijf regelmatig in het nieuws?

Gaat het om een grote zzp-opdracht waar veel tijd, inspanning en geld mee gemoeid is? Dan is het niet vreemd om de kredietwaardigheid van uw opdrachtgever te controleren. U kunt bijvoorbeeld een rapport opvragen via kredietinformatiebureaus.

5. Betaaldatum verstreken? Geen paniek, onderneem wel actie!

Is de betaaldatum van uw zzp factuur verstreken? Raak niet in paniek, maar vraag wel vriendelijk na of er iets is misgegaan in de administratie. Meestal is het probleem snel opgelost. Het kost echter veel tijd om opdrachtgevers na te bellen of te mailen. Een goede tip is om met een boekhoudprogramma te werken, dat automatisch een vriendelijk herinneringsverzoek verstuurt. Heeft de herinnering geen effect? Neem dan contact op voor een tweede herinnering en stel vragen: Hebt u mijn eerste herinnering ontvangen? Wanneer kan ik de betaling verwachten?
Let op: een schriftelijke herinnering dient als bewijsstuk als er grotere problemen ontstaan, een mondelinge herinnering niet.

6. Belang van een zakelijke rechtsbijstandsverzekering

In sommige gevallen is het nodig om juridisch advies in te schakelen. Soms is er zelfs een gang naar de rechter nodig om wanbetalers aan te pakken. Dit brengt weer extra kosten met zich mee, waar u natuurlijk niet op zit te wachten. Hoewel dit hopelijk niet nodig is, is het in veel gevallen een goed idee om u zich als zzp’er tegen deze risico’s te beschermen. Dat kan door een zakelijke rechtsbijstandsverzekering af te sluiten. Onderzoek of dit voor u als zzp’er en binnen uw sector raadzaam is.

7. Zorg voor een financiële buffer

Door wanbetalers kunt u als zzp’er zowel professioneel als persoonlijk financieel in de knel komen. Een financiële buffer is daarom voor elke zzp’er heel belangrijk. U denkt misschien: ‘Dat is gemakkelijker gezegd, dan gedaan!’ Dat is ook zo, maar u kunt hier wel al rekening mee houden bij het bepalen van uw tarieven. Met de deskundigheid van een boekhouder in uw regio, is het gemakkelijker om al uw financiële zaken perfect op orde te hebben!