Tips om facturen sneller betaald te krijgen
Wist u dat circa 40% van de facturen te laat wordt betaald en dat de gemiddelde betalingstermijn boven de 70 dagen ligt? Dat zijn geen prettige weetjes voor startende zzp’ers. Daarnaast blijkt dat veel ondernemers pas erg laat in actie komen bij te laat betaalde facturen. Zo stuurt ongeveer 50% van de bedrijven pas na 60 dagen een herinnering. Met de volgende tips kunt u ervoor zorgen dat de kans groter is dat uw facturen sneller betaald worden.
Factureren begint in de onderhandelingsfase
Factureren begint niet na het afleveren van een dienst of product, maar al in de onderhandelingsfase met een nieuwe klant. Laat in deze fase meteen merken dat u als zpp’er zeer punctueel bent door snel een offerte te sturen, vlot te reageren op vragen en meteen een opdrachtbevestiging te sturen na een akkoord. Laat de klant in deze fase ook duidelijk weten welke betalingstermijn u hanteert en vraag of uw klant hiermee akkoord gaat. Bij een te late betaling kunt u altijd op deze afspraak terugkomen!
Verstuur op tijd uw facturen
Hebt u de opdracht afgerond of het product geleverd en is de klant tevreden? Stuur dan kort daarop de factuur. Het versturen van facturen is geen klusje dat u voor u uit kunt schuiven. Hiermee laat u opnieuw zien dat u nauwkeurig te werk gaat. Deze instelling werkt aanstekelijk en zal er eerder voor zorgen dat de klant op tijd aan zijn betalingsverplichting voldoet. Veel ondernemers vermelden op hun facturen: ‘Gelieve binnen 14 dagen te voldoen op het volgende rekeningnummer…’ Beter is echter om een uiterste betaaldatum op de factuur te zetten. Dit maakt het voor de klant concreter!
Totaalbedrag moet in één oogopslag zichtbaar zijn
Om uw facturen sneller betaald te krijgen is het een aanrader om uw factuur zo overzichtelijk mogelijk te maken. Let er bijvoorbeeld op dat het totaalbedrag in één oogopslag zichtbaar is. Anders wil het nog weleens gebeuren dat het bedrag zonder de btw wordt betaald. Dit brengt weer extra rompslomp met zich mee om vervolgens het uiteindelijke bedrag betaald te krijgen. Door de uitloop moet u misschien ondertussen wel al uw btw afdragen, terwijl u het volledige bedrag nog niet hebt ontvangen. Dat is allemaal niet gunstig voor de geldstroom binnen uw bedrijf.
Zet alle specificaties op de factuur
Zorg dat uw factuur zo duidelijk mogelijk is. Zet daarom alle specificaties op de factuur. Vermeld wanneer u welke diensten hebt geleverd of wanneer u welke producten hebt geleverd. Zo kan er nergens onduidelijkheid over bestaan. Doet u dit niet, dan kan er vertraging in de betaling ontstaan. De klant wil eerst duidelijkheid van u waar bepaalde bedragen vandaan komen. Dit betekent dat u weer uitleg moet gaan geven. Dit alles zorgt ervoor dat uw factuur mogelijk te laat wordt betaald. Wilt u er zeker van zijn dat uw facturen aan alle regels voldoen en overzichtelijk genoeg zijn en dat u uw facturatie goed organiseert, vraag dan advies van een boekhouder zzp.
Onbetaalde factuur? Herinner uw klant hieraan!
Niet weken na het verstrijken van de betalingstermijn, maar vrijwel direct na het verstrijken van deze periode. Het beste is om de klant op te bellen en hem of haar er op vriendelijke toon aan te herinneren dat er nog een factuur openstaat. Mogelijk is het de klant ontgaan en hebt u binnen enkele dagen het bedrag op uw rekening staan. Is dat niet het geval, stuur dan een betalingsherinnering met een nieuwe uiterste betaaldatum en een kopie van de factuur. Blijf steeds vriendelijk, want een goede relatie met uw klant kan belangrijk zijn voor de toekomst.
Ga in gesprek of stuur een aanmaning
Houd vervolgens nauwlettend in de gaten of de factuur nu wel wordt betaald. Is dit opnieuw niet het geval? Reageer hier dan weer direct op door een gesprek aan te vragen met uw klant om tot een betalingsregeling te komen. Loopt dit alles op niets uit, dan stuurt u een aanmaning via een incassobureau. Helaas is dit vaak wel een kostbare aangelegenheid.
