Offertes voorbeelden [checklist]

Als zzp’er bent u zelf verantwoordelijk voor het werven van klanten. Een goed marketingplan is daarvoor heel belangrijk. Daarnaast moet u ook uw klant goed informeren over uw diensten en/of producten en tarieven. Dat doet u door een offerte op te stellen. Voor een factuur gelden er wettelijke eisen, maar voor een offerte is dat niet het geval. Toch is het belangrijk dat u een goede offerte opstelt met heldere informatie. Dit kan het verschil maken tussen een klant winnen of verliezen. We geven u hier voorbeelden van offertes en wijzen u op zaken die u niet mag vergeten bij het opstellen van een goede offerte!

Opstellen van offertes

Bij de opstart van uw onderneming is het verstandig om u meteen te verdiepen in het opstellen van offertes, dus nog voordat de eerste potentiële klant u benadert. Als u eenmaal begonnen bent met werven, kunt u snel en probleemloos offertes opstellen. Ga daarom op tijd opzoek naar goede voorbeelden van offertes. Op internet is hier veel over te vinden. Hoe stellen andere ondernemingen hun offertes op? Kies de beste voorbeelden van offertes eruit en pas ze zo aan dat ze perfect zijn voor uw bedrijf. We helpen u hieronder verder met enkele tips voor een goede offerte opstellen.

Checklist voor een goede offerte

Bedenk uit welke onderdelen uw zzp offerte moet bestaan? We hebben hier een checklist voor een goede offerte voor u opgesteld:

• Offertenummer
• Uw bedrijfsgegevens
• Uw bedrijfslogo
• De gegevens van uw klant
• Datum van de offerte
• Vervaldatum van de offerte
• Omschrijving van producten/diensten
• Prijzen van producten/diensten
• Algemene voorwaarden

Op niet alle voorbeelden van offertes staat een offertenummer. We raden u echter aan om wel elke offerte te voorzien van een offertenummer. Dat maakt het voor uzelf namelijk overzichtelijker. U kunt dan in uw administratie gemakkelijk offertes opzoeken en terugvinden.

Bedrijfsgegevens en bedrijfslogo

Het klinkt misschien als een open deur dat uw bedrijfsgegevens en -logo op de offerte moeten staan. Dit is echter een cruciaal punt, want de klant zal vast meerdere offertes aanvragen. We raden u daarom aan om niet zomaar een mailtje te sturen met wat informatie over uw diensten, producten en prijzen, maar duidelijk een apart document. Voorzie dit document dan ook van: uw complete bedrijfsnaam, logo, bedrijfsvorm, btw-nummer, adres en contactgegevens.

Gegevens van de klant

Stel een offerte altijd op voor één klant en vermeld de gegevens van de klant op de offerte. Hiermee komt u zowel punctueel en zakelijk als persoonlijk over. Klanten zullen sneller in zee gaan met mensen waar ze vertrouwen in hebben en waar ze zich prettig bij voelen. Let ook op het btw-nummer. Particulieren hebben geen btw-nummer, maar bedrijven wel. Vermeld het btw-nummer van het betreffende bedrijf meteen op de offerte. In dat geval hoeft u daar op een later tijdstip, als het bedrijf uw offerte heeft aanvaard, niet meer naar te vragen. Bovendien kunt u het btw-nummer ook gebruiken om het bedrijf te controleren, zodat u zeker weet dat u zaken gaat doen met een betrouwbare partner.

Datum van de offerte en vervaldatum

Startende zzp’ers vergeten in hun enthousiasme bij het opstellen van een offerte nog weleens om er een offertedatum en vervaldatum op te zetten. Een offertedatum maakt uw administratie een stuk gemakkelijk. U kunt snel even de offerte opzoeken. Ook kan uw klant verwijzen naar een offerte met een bepaalde datum, waardoor er geen misverstanden en verwarring ontstaan. Een vervaldatum zorgt ervoor dat u wat meer ‘druk’ op de klant zet om een beslissing te nemen. Bovendien voorkomt u hiermee dat een klant maanden later van uw producten of diensten gebruik wil maken tegen een prijs, die misschien niet meer actueel is.

Omschrijving en prijzen van producten en diensten

Zorg dat het duidelijk is om welke producten en diensten het gaat. Geef naast een algemene omschrijving ook een gedetailleerde beschrijving per onderdeel en vermeld ook de kosten per onderdeel. Sluit af met de totaalprijs van de offerte. Zo geeft u een zo transparant mogelijke indruk. Bovendien kan uw klant vervolgens kiezen om van bepaalde diensten/producten geen gebruik te maken of om hier juist extra gebruik van te maken. Let op: geef duidelijk aan of uw tarieven inclusief of exclusief btw zijn. Doorgaans zet u op offertes voor particulieren de prijs inclusief btw en voor bedrijven exclusief btw.

Algemene voorwaarden vermelden

Het is eveneens een aanrader om uw algemene voorwaarden op de offerte te vermelden of om een link te zetten op de offerte naar de algemene voorwaarden op uw website. Door ze echter op uw offerte te vermelden, laat u zien dat u het belangrijk vindt om uw klant goed en tot in de details in te lichten. U toont hiermee dat u professioneel en transparant te werk gaat. Dit wekt vertrouwen en u voorkomt verwarring en discussie over voorwaarden die van toepassing waren op het moment van de goedkeuring van de offerte.

Maak van de offertes voorbeelden uw eigen offerte

Uiteindelijk bepaalt u zelf wat u precies op uw offertes zet. De hierboven genoemde onderdelen dienen als voorbeeld van onderdelen die in veel gevallen onmisbaar zijn om probleemloos zaken te doen. Zorg in ieder geval dat u steeds goede voorbeelden van offertes hebt klaarliggen, zodat u bij interesse uw potentiële klant snel, goed en persoonlijk kunt voorlichten. Vragen of twijfels? U kunt ook een deskundige boekhouder zzp raadplegen. Vind hier gemakkelijk online een boekhouder in uw regio.