Zzp factuur maken [tips & checklist]

Een van de belangrijkste onderdelen van uw zzp boekhouding is het opstellen en versturen van uw facturen. Het kan best spannend zijn om voor de eerste keer een factuur te versturen. U wilt dit natuurlijk wel goed doen. Daarvoor bent u hier op het juiste adres. We helpen u hier op weg met een zzp factuur maken en vertellen waaraan uw factuur moet voldoen. Hebt u twijfels over wat de beste manier is om uw factuur te versturen en welke betalingstermijn u het beste hanteert? Lees dan hier verder!

Hoe moet mijn zzp factuur eruitzien?

De manier waarop u uw zzp factuur maakt en vormgeeft, mag u geheel zelf bepalen. Daarvoor bestaan geen officiële regels. Daarentegen heeft de Belastingdienst wel enkele regels vastgesteld voor wat betreft de inhoudelijke informatie die op de factuur dient te staan. We zetten hier de factuureisen van de Belastingdienst voor u op een rij:

• Uw naam en die van uw afnemer
• Uw adres en dat van uw afnemer
• Uw btw-identificatienummer
• Uw KVK-nummer
• De datum waarop de factuur is uitgereikt
• Factuurnummer (gebruik opeenvolgende nummers)
• Omschrijving van de diensten of producten
• Datum van levering
• Het bedrag exclusief btw
• Het btw-bedrag
• Het totaal te betalen bedrag
• Uw bankrekeningnummer
• De betaaltermijn

Is er een verschil tussen een zzp factuur voor goederen en diensten?

Als zzp’er kunt u diensten en/of producten leveren. Bij het opstellen van de factuur komen dan vrijwel dezelfde gegevens kijken. Wel is het gebruikelijk om bij de levering van producten de factuur direct mee te sturen of om deze via de e-mail te verzenden. Bent u een zzp’er die diensten levert? Dan is het gebruikelijk om uw factuur pas te verzenden als de opdracht is voltooid. Gaat het om een langlopend project, dan kunt u een afspraak maken met de opdrachtgever om tussentijdse deelfacturen te versturen. Ook kunt u met een nieuwe klant, zowel voor de levering van producten als diensten, afspreken dat voor de eerste levering vooruitbetaald moet worden. Het is in ieder geval belangrijk dat iedereen weet waar men aan toe is.

Wat is een schappelijke betalingstermijn?

Afhankelijk van de soort opdracht hanteren zzp’ers doorgaans een betalingstermijn van 30 dagen. Spreek vooraf met uw opdrachtgever de betalingstermijn af. U kunt het ook meenemen in uw prijsonderhandelingen. Wil uw opdrachtgever korting? Dan kunt u daarmee instemmen, maar u kunt dan bijvoorbeeld wel een kortere betalingstermijn van 14 dagen vragen. Dat is voordelig voor uw liquiditeit. Uit onderzoek blijkt dat veel facturen te laat worden betaald, gemiddeld pas na 42 dagen. Te laat betaalde facturen kunnen uw liquiditeit in gevaar brengen. Volg facturen die niet op tijd betaald worden daarom tijdig op door een vriendelijke herinnering te sturen.

Hoe kan ik het beste mijn zzp factuur versturen?

Voordat u uw factuur verstuurt, controleert u eerst goed of alles klopt. De meeste zzp’ers versturen hun facturen via de e-mail. In dat geval voegt u de factuur toe als pdf-bestand en zet u een begeleidende tekst in de e-mail. Uw facturen versturen met de post kan ook, maar vergt meer werk. Vertrouwt u het niet helemaal en woont uw klant vlakbij, dan is het ook mogelijk om langs te gaan om de factuur persoonlijk af te geven.

Hulp nodig met uw zzp boekhouding?

Wilt u meer weten over het bijhouden van een correcte zzp boekhouding of kunt u daar wel wat hulp bij gebruiken? Neem dan hier contact met ons op voor gratis en vrijblijvende offertes van deskundige boekhouders. U vindt via ons altijd wel een goede boekhouder bij u in de buurt.