Is de btw op hotelovernachting voor u als zzp’er aftrekbaar

De btw op een hotelovernachting is aftrekbaar als de overnachting een zakelijk doel dient en uw administratie aan de voorwaarden van de Belastingdienst voldoet.

Als zelfstandig ondernemer kan het regelmatig voorkomen dat u moet overnachten buiten uw woonplaats. Of dit nu is voor een training, zakelijke afspraak of andere werkgerelateerde activiteit, u vraagt zich waarschijnlijk af of u de btw op deze overnachting mag terugvragen. Het antwoord hangt sterk af van het doel en de administratieve onderbouwing van de kosten.

In dit artikel leest u precies wanneer de btw aftrekbaar is, welke fouten u moet vermijden en hoe u dit het beste verwerkt in uw boekhouding.

Btw op hotelovernachtingen kort samengevat

• Aftrekbaarheid geldt alleen bij zakelijke overnachtingen
• U heeft een correcte factuur nodig op bedrijfsnaam
• Onjuist aftrekken kan leiden tot naheffing
• Combinatie van privé en zakelijk vereist splitsing
• Ontbijt en extra’s zijn vaak niet aftrekbaar

Wat houdt btw op hotelovernachtingen in?

Hotels in Nederland rekenen btw over hun diensten. Voor een overnachting is dit doorgaans het lage tarief van 9 procent. Diensten zoals ontbijt, parkeren of wellness kunnen onder het hoge tarief van 21 procent vallen. Alleen het deel van het verblijf dat als zakelijke kosten geldt, is potentieel aftrekbaar.

Om btw terug te vragen bij de belastingaangifte, moet het om een zakelijke uitgave gaan. De Belastingdienst stelt hierbij enkele voorwaarden. U moet bijvoorbeeld kunnen aantonen waarom de overnachting zakelijk nodig was, en beschikken over een correcte factuur. Op deze factuur moeten in ieder geval uw bedrijfsnaam, het btw-bedrag en de datum vermeld staan. Deze gegevens zijn belangrijk voor uw boekhouding én voor een controle door de fiscus.

Wanneer is btw aftrekbaar bij een hotelovernachting?

Een hotelovernachting is in beginsel aftrekbaar als deze direct voortkomt uit uw bedrijfsactiviteiten. Denk aan een congres waarbij u meerdere dagen aanwezig moet zijn of een klantbezoek in het buitenland waarvoor heen en weer reizen op dezelfde dag niet haalbaar is. In dergelijke gevallen kunt u de btw op de overnachting meenemen in uw aangifte.

Er zijn wel voorwaarden waaraan u moet voldoen:

• De reden van overnachting is zakelijk en functioneel
• Uw onderneming is correct vermeld op de factuur
• De kosten zijn redelijk en in lijn met uw bedrijfsuitoefening
• Er is geen sprake van privégebruik (of dit is afgesplitst)
• Uw boekhouding sluit inhoudelijk aan bij de overnachting

Boekt u bijvoorbeeld een hotel voor uzelf en uw partner? Dan is slechts het zakelijke deel van de kosten aftrekbaar. Het privédeel moet u buiten de zakelijke boekhouding houden.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij de btw-aftrek?

Btw aftrekken lijkt op het eerste gezicht simpel, maar in de praktijk gaat het regelmatig mis. Hieronder leest u enkele van de meest voorkomende fouten — en hoe u die voorkomt.

• Combikosten verkeerd verwerkt:
  Boekt u een kamer inclusief ontbijt, maar wordt dit niet gespecificeerd op de factuur? Dan is vaak de volledige btw niet aftrekbaar.
• Onjuiste tenaamstelling:
  Staat de hotelrekening op uw eigen naam en niet op die van uw onderneming? Dan vervalt het recht op btw-teruggave.
• Zakelijk/privé-verhouding vergeten:
  Een weekend verlengen na een klus is begrijpelijk, maar trek alleen de kosten af die aantoonbaar zakelijk zijn.

Wilt u dit netjes bijhouden? Werk dan met een gestructureerde boekhouding, waarin u hotelkosten categoriseert per project of opdracht. Zo blijft inzicht behouden, ook bij een controle achteraf.

Waarom is het belangrijk om te weten of de btw aftrekbaar is?

Als u btw ten onrechte terugvraagt, krijgt u mogelijk te maken met financiële correcties. De Belastingdienst kan naheffingen, rente en zelfs boetes opleggen. Daarnaast leidt een onzorgvuldige verwerking tot vertraging en extra werk bij uw aangifte.

Andersom geldt ook: als u geen btw verwerkt die wel aftrekbaar is, betaalt u eigenlijk meer dan nodig. Goed inzicht en naleving van de voorwaarden loont dus in beide gevallen.

Wilt u daarnaast weten welke andere zakelijke kosten aftrekbaar zijn? Lees dan ook:

– Zijn zakenlunches aftrekbaar?
– Is coaching aftrekbaar?
– Is een workation aftrekbaar?
– Zijn relatiegeschenken aftrekbaar?
– Welke representatiekosten zijn aftrekbaar?

Zo weet u precies waar u geld kunt besparen als zzp’er.

Voorbeeldsituatie: hoe werkt de aftrek in de praktijk?

U bent een zelfstandige uit Zwolle en volgt een tweedaagse vakopleiding in Maastricht. Aangezien dagelijkse heen-en-weer-reizen niet mogelijk is, boekt u een overnachting. De factuur van het hotel bedraagt €110 inclusief btw van 9 procent. U ontvangt een factuur op naam van uw onderneming. Het ontbijt van €15 wordt niet apart vermeld op de bon.

In dit geval mag u de btw op de kamer terugvragen. De btw over het ontbijt niet, omdat deze als representatiekosten geldt en niet apart gespecificeerd is. U kunt daarom beter vooraf vragen om een gesplitste factuur.

Wilt u geen risico lopen bij het terugvragen van btw? Lees dan ook eens het artikel ‘Alles over btw-boetes voorkomen’.

Veelgestelde vragen over btw en hotelovernachtingen

Is de btw op een buitenlandse hotelovernachting aftrekbaar?

Niet via uw Nederlandse aangifte. U kunt een teruggaafverzoek doen in het land van verblijf, mits u voldoet aan hun voorwaarden.

Hoe ziet een correcte hotelbon eruit?

De factuur moet op naam van uw onderneming staan met juiste adresgegevens en btw-nummer. Het btw-bedrag moet apart vermeld zijn.

Mag ik btw op ontbijt aftrekken als dit bij de kamerprijs zit?

Nee. Eten valt onder representatiekosten. Alleen als het ontbijt apart op de factuur staat en zakelijk nut aantoont, beoordeelt u afzonderlijk.

Wat als privé en zakelijk gecombineerd zijn?

Splits de uitgaven. Alleen het zakelijke deel komt in aanmerking voor teruggave van btw.

Wat moet ik doen als ik ten onrechte btw heb teruggevraagd?

Corrigeer dit in uw eerstvolgende aangifte. Bij twijfel: neem contact op met uw boekhouder.

Twijfelt u of u btw mag aftrekken na een hotelovernachting? Of wilt u grip krijgen op uw zakelijke boekhouding? Neem contact met ons op voor persoonlijk en professioneel advies, afgestemd op uw situatie als zzp’er.